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[拼音]:quanzong nei dang’an fenlei

[英文]:archives classification within fonds

按照档案的来源、时间、内容和形式上的异同,将全宗内的档案分成若干层次和类别,构成有机体系的一项工作。包括选择分类方法、制订分类方案和档案档案归类,以便确定立卷、编目和案卷排列上架的具体方法。分类的质量在很大程度上取决于分类方法的采用是否合理。分类方法很多,可归纳为4种类型:

按档案的产生 时间分类 ,有 2种:

(1)年度分类法;

(2)时期分类法,即把档案按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期(或阶段)分类,而在较长的阶段内又可按年度分类整理。

按档案来源分类,有3种:

(1)组织机构分类法;

(2)作者分类法,即按档案的作者(机关或个人)分类;

(3)通讯者分类法,即按与立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类(收文按作者,发文存本和原稿按收文者)。

按档案的内容分类,主要有2种:

(1)问题分类法;

(2)地理分类法,即按档案内容涉及的地区分类。

按档案的形式分类,主要有2种:

(1)档案种类(名称)分类法,如帐册、凭证、报表等;

(2)档案载体分类法,如影片、照片、录音带等。

以上诸分类法中使用较多的是年度分类法、组织机构分类法和问题分类法,而单纯采用其中一种的比较少,大多是结合使用。通常由年度同组织机构或问题分层联合,构成如下 4种复式分类法:

(1)年度-组织机构分类法,即首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分组织机构。这种方法适用于立档单位内部机构经常变化但不复杂的全宗,现行机关的档案采用较适宜。

(2)组织机构-年度分类法,即首先把全宗内档案按组织机构分开,然后在组织机构下面再分年度。这种方法适用于立档单位内部机构多年稳定或调整不大的全宗,一般多用于撤销机关的档案。

(3)年度-问题分类法,即首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分问题。这种方法适用于立档单位内部机构变化复杂,或由于机构间分工不明确、文书工作不正规等原因而难以区分档案所属机构,以及没有内部机构或内部机构简单的全宗。

(4)问题-年度分类法,即首先把全宗内档案按问题分开,然后在每个问题下面再分年度。这种方法多适用于撤销机关档案和历史档案。

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